Es necesario poner en marcha un plan estratégico de comunicación institucional que englobe tanto la información interna como la externa.

Actualmente, en la RPT existen dos servicios íntimamente relacionados: el de información universitaria (SIU) y el de comunicación (SdC). Ambos con jefaturas de servicio y de sección. Además, el SdC cuenta con apoyo de profesionales externos en audiovisuales, diseño, fotografía, redes sociales, etc.

Para la coordinación última de ambos servicios, se considera imprescindible una única dirección que estará residenciada en el Director de comunicación del Gabinete del Rector (gabinete desde el que se establece la política comunicativa. En éste se integran también asesoría jurídica y secretaría general) que fijará las directrices hacia las cuales enfocar la difusión de todo lo que acontece en relación con nuestra institución.

Como líneas generales, debemos reforzar las funciones del SIU y su presencia física en todos los campus de la UMU (Lorca, San Javier, Cartagena, Espinardo, Ciencias de la Salud y La Merced) para facilitar el acceso de todos los miembros de la comunidad universitaria con periodicidad en consonancia con el número de universitarios que habitan cada uno de los campus.

Así mismo, se hace imprescindible establecer un protocolo para recopilar toda la información universitaria. Tanto vicerrectorados, como decanatos, centros y servicios generales recogerán (por la vía que establezcan internamente) la información del colectivo que engloban. Por ejemplo, cada decanato establecerá el mecanismo para que sus profesores, estudiantes y personal de administración y servicios comuniquen, centralizadamente, las diferentes informaciones generadas por éstos haciendo de correa de transmisión hacia el SIU.

La función del SIU, a posteriori, consiste en clasificar homogéneamente y en función de la información concreta que se haya trasladado (mejor cuantos más detalles se conozcan de cada acto) los eventos que le son comunicados. Dentro del SIU existe ya un modelo de agenda que cada día informa de las actividades que se llevan a cabo en nuestra institución o fuera de ella de carácter universitario, aunque para ello es imprescindible haber informado previamente al Servicio.

Mejoraremos el canal de recogida de información para que sea cómodo y accesible a cualquier usuario autorizado y, además de exponer en la página principal de la web institucional un calendario con los actos previstos, se establecerán etiquetas a todos ellos para que -en función de los parámetros de cada persona- se puedan seleccionar sólo aquellos sobre los que se tenga interés particular, evitando la sobreinformación o el abuso de las listas de distribución oficiales. No llegará a todos toda la información sino que cada usuario podrá seleccionar cuales son las informaciones sobre las que quiere estar al día.

En esta línea, se trabajará en la unificación –bajo una misma coordinación (servicio o área)– de información para evitar que se pierdan contenidos o que éstos sean tratados de manera aislada, en función del interés del que genera la información y/o de sus conocimientos en cuanto a la difusión de la misma.

Información distribuida por colectivos

  1. Estudiantes de secundaria y deportistas de alto nivelDestinada a personas que aún no han comenzado su formación universitaria con el fin de captar sus intereses estando informados de todo lo que les ofrece la UMU. Se ampliarán y mejorarán las campañas de sensibilización y de acceso a la universidad así como la gestión del programa Danum, de atracción de los deportistas de la región que deseen compatibilizar estudios universitarios con sus carreras deportivas.
  2. Estudiantes universitariosEn particular para los estudiantes de primer curso se generará la información que necesitan en un “paquete de bienvenida” con las variadas opciones culturales, deportivas, sociales, de voluntariado, planos de los campus, las infraestructuras y los usos de las mismas, el acceso a materiales informáticos, cursos relativos a la utilización del aula virtual, créditos CRAU, preparación de exámenes, tutorías de estudiantes de cursos superiores en el mismo centro (uno por estudiante), …
  3. Personal de Administración y ServiciosInformación relevante para el colectivo dentro de las líneas estrátegicas: normativas, formación permanente, concursos, accesos, traslados, funciones de los puestos de trabajo, modelos de compatibilización de vida familiar y laboral, teletrabajo, …
  4. Personal Docente e InvestigadorInformación relevante para el colectivo como: procesos de acreditación, asesoramiento para la solicitud con garantías de éxito de proyectos en convocatorias públicas, en ofertas de empresas que requieren investigadores (OTRI), Arts. 83, posibilidades de búsqueda de investigadores de diferentes ramas del conocimiento con proyectos abiertos a la interdisciplinariedad, …

Difusión: interna y externa

Para llevar a cabo la difusión de las distintas informaciones recopiladas por medio de los procedimentos señalados más arriba, se aplicarán criterios objetivos para elegir los canales en los que se optimiza el número de personas que están interesadas en los diferentes tipos de información. Gracias a las estadísticas y el estudio de los últimos años, se hace imprescindible utilizar para cada colectivo un medio diferente. Los más modernos programas de visualización de la información nos permiten conocer lo que buscan en cada canal y quiénes son los que los utilizan con mayor asiduidad…. trabajaremos en esa dirección, evitando inundar espacios comunicativos, que van destinados a un grupo, con informaciones que interesan a otros colectivos diferentes. Está constatado que los estudiantes se quejan de la masiva información que reciben en sus correos de la UMU y, dado que no tienen interés en la mayoría de ellos, finalmente dejan de utilizar el correo institucional como medio para estar informados. Hay informes de franjas de edad, horarios de mayor consulta… lo que permite optimizar los recursos para planificar con mayores garantías de éxito.

La información se clasificará en función de si es útil a la comunidad universitaria, a la sociedad, o a los medios de comunicación especializados en materias concretas.

Comunicación

Desde el gabinete del Rector se establecerá la política de comunicación. Las decisiones sobre qué debe ser difundido en uno u otro medio estarán basadas en criterios objetivos basados en la oportunidad del momento y las políticas en las que se esté incidiendo con mayor énfasis.

El modo de trabajo exige profundizar en la unificación de toda la información recogida (actualmente se utiliza umubox compartido). Se ampliará el sistema existente para que el personal que trabaja en el SdC comparta todos los recursos que genera cada información (textos, vídeos, fotografías, programas de cursos y/o jornadas, entrevistas, etc). Actualmente se han puesto en marcha varios mecanismos pero es preciso aumentar la coordinación y unificar el canal de difusión para que no se distribuya de un modo aleatorio, en función del agente informante (investigadores, organizadores de jornadas, directores de departamento, vicedecanos de comunicación, siu, contactos directos con personal del servicio de comunicación, etc…) que no actúan bajo un único modelo.

Son muchos los canales que se utilizan en la actualidad para comunicar lo que la institución ofrece. En este momento se dispone de una revista digital (campus digital); de un programa diario con dos emisiones en abierto (canal um en tvm, y su posterior archivo en el repositorio de tv.um.es); de una sala de prensa pensada principalmente como fuente de la que beben los medios de comunicación y de la que pueden extraer -de manera gratuita- los recursos que precisan en cada momento (notas de prensa, fotos, vídeos, personal de contacto), pero a la que puede acceder cualquier persona interesada en conocer la actualidad informativa; las fichas UMUcomunica, pensadas para explicar de manera esquemática y amena las funciones principales que desarrollan los vicerectorados (profesorado, investigación, transferencia, secretaría general, gerencia, etc.) y las áreas de gestión de la institución (recursos humanos, Tecnologías de la información, área de gestión económica, etc); la unidad de cultura científica con su propia web en la que se encuentran todos los eventos que se organizan dentro y fuera de los espacios físicos universitarios; y los trabajos audiovisuales que se llevan a cabo por nuestra productora audiovisual, tv.um.es. Nuestro propósito es, no obstante, reforzarlos y actualizarlos de acuerdo con las nuevas herramientas comunicativas y el modelo de selección de la información que utilizan los usuarios.

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3.7. Calidad