Todas las Universidades poseen una cantidad ingente de datos, consecuencia de los procesos de mejora, automatización y búsqueda de la eficiencia de la gestión en las distintas unidades. Desde hace ya varios años existe una fuerte tendencia a poner en marcha procesos que permitan explotar analíticamente dichos datos, permitiendo que todo el esfuerzo e inversión antes realizado devuelva un rendimiento mayor, proporcionando información que ayude en la toma de decisiones y en el óptimo desempeño de cada miembro de la comunidad universitaria. Se trata de poner en marcha procesos, hasta no hace mucho exclusivos de la empresa y conocidos como <<inteligencia de negocio>> (business intelligence), en el ámbito universitario. Muchas Universidades españolas llevan ya un recorrido de varios años en esta línea. La Universidad de Murcia se está quedando atrás.

En la Universidad de Murcia, la existencia de grandes cantidades de datos no está garantizando una explotación de los mismos que permita obtener información valiosa y, además, los procesos de búsqueda de información vienen planteando numerosos problemas y dificultades. Algunos de estos problemas, que tienen un coste enorme en tiempo y recursos, son:

  • Las unidades administrativas reciben frecuentes peticiones de datos, lo que supone una gran carga de trabajo adicional, con un coste no cuantificado.
  • Las unidades administrativas, con frecuencia, deben trasladar las peticiones a la unidad de tecnologías de la información, generando un vaivén de solicitudes, con pérdida de tiempo y precisión de la información requerida.
  • No existe ninguna normalización en las vías de solicitud, ni en los formatos o tiempos de respuesta. Los peticionarios de datos no disponen de un <<punto central de acceso>> a la información y, a menudo, se ven obligados a dirigirse a una persona concreta, teóricamente la que es capaz de responder a su petición.
  • No existe una política clara de quién puede acceder a qué datos, generándose un clima de temor ante las peticiones o una mentalidad de que los datos que gestiona cada unidad le pertenecen.
  • La información entregada como respuesta a cada petición tiene una vida breve, puesto que es puntual y sin enfoque a largo plazo, lo que provoca que la misma solicitud poco tiempo después necesite un nuevo trabajo, además de ofrecer, quizás, información distinta a la ofrecida anteriormente, si no contradictoria con ella.
  • No existen definiciones precisas y estables de los distintos conceptos o indicadores solicitados, relegándose en último término a la persona que busca los datos la decisión de la interpretación de la demanda. Como consecuencia circulan datos o informaciones dispares, tanto internamente como hacia el exterior. A esto se añade la dificultad técnica en muchas búsquedas de información, obstaculizando, si no impidiendo, la trazabilidad del proceso y su posible repetición y/o interpretación.

En este marco desordenado, del que todos hemos sufrido alguna vez sus consecuencias, se hace urgente la potenciación de una unidad que centralice las peticiones de datos, unifique y estabilice los criterios, y sea capaz de ofrecer productos analíticos, proporcionando información valiosa a la comunidad universitaria. La unidad debe estar dirigida por un comité de alto nivel, emanado del Equipo de Gobierno, que establezca las estrategias y políticas de acceso a datos, y debe trabajar en estrecha colaboración con la unidad de tecnologías de la información y con los responsables de las distintas unidades administrativas. Algunas de las características y funciones de dicha unidad son:

  • Se constituye como punto único de acceso a datos e información que pueda emanar de los mismos, simplificando así el acceso a toda la comunidad universitaria, y normalizando las peticiones, soluciones y tiempos de respuesta.
  • Muchos de los términos o indicadores habituales de la información universitaria son más complejos o sujetos a interpretaciones de lo que pueda parecer en primera instancia (basta pensar, por ejemplo, en alumnos de nuevo ingreso, alumnos a tiempo completo y parcial o alumnos extranjeros). La unidad, en colaboración con los servicios implicados, identifica, precisa y publica los significados precisos de dichos términos, aportando, entre otros elementos, una estabilidad imprescindible.
  • La unidad controla y pone en práctica las políticas de acceso a datos, establecidas a alto nivel, contribuyendo a ordenar el flujo de información, velando por su seguridad y promoviendo la cultura de que la información es de la Universidad de Murcia y no de cada servicio.
  • La unidad contribuye a la existencia de un marco formal estable de diálogo con todas las unidades administrativas y de gestión, en el seno del cual se dirimen todas las cuestiones esenciales sobre calidad de los datos y valor de la información.
  • La unidad libera del trabajo de atención directa a peticiones de información tanto a las unidades de gestión como a la unidad de tecnologías de la información, mejorando así su eficiencia.
  • Técnicamente la unidad debería consolidar la puesta en marcha de un almacén de datos, diseñado específicamente para facilitar la información y el análisis basado en ellos, y que se alimente, automáticamente, de todas las bases de datos de la Universidad de Murcia. En esta misma línea, la unidad puede tener una función crítica en cuanto a la calidad de dichas bases de datos, sugiriendo mejoras o ampliaciones a áreas que no disponen de bases datos dedicadas.
  • La unidad debe ser proveedora de datos a todos los organismos externos peticionarios: SIIU, CRUE,… y diversos Rankings. Así mismo, debe proporcionar el análisis de la evolución de la posición de la Universidad de Murcia en dichos Rankings, proponiendo acciones que permitan mejorarla.
  • La unidad debe ir progresivamente creando sistemas de acceso automático a la información y su análisis, ofreciendo herramientas automáticas (on-line) y eficientes de información a todos los miembros de la comunidad universitaria, a cada cual según sus niveles de acceso y ámbito de actuación (cuadros de mando, informes parametrizados, productos analíticos avanzados basados en minería de datos o técnicas de big-data).

Sigue leyendo:

Cooperación al desarrollo